Zahlungsverhalten und Umsatzentwicklung Ihrer Kunden gehören zu den zentralen marktseitigen Geschäftsinformationen. Diese können den monatlichen Listen der Summen und Salden, Offenen Posten (OPOS) sowie Debitoren entnommen werden und helfen ganz wesentlich dabei, Chancen und Risiken der Geschäftsentwicklung rechtzeitig zu erkennen. Dazu folgende Tipps:
Liste der Summen und Salden
Hier finden Sie die Salden der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (LuL), des Material- und Wareneinkaufs und der Umsatzerlöse. Aus diesen Daten ermitteln Sie das Zahlungsverhalten der Gesamtheit Ihrer Kunden: die Debitorenlaufzeit (auch Kundenziel genannt), also diejenige Zeit, in der Ihre Kunden im Mittel ihre Rechnungen bezahlen. Sie erkennen damit, ob Ihre Kunden insgesamt pünktlich zahlen, d.h., ob die tatsächliche Debitorenlaufzeit etwa Ihrem Zahlungsziel entspricht.
Berechnung:
Der Saldo der Forderungen aus LuL wird mit der jeweiligen Anzahl der Tage in der betrachteten Periode multipliziert und durch den Umsatz geteilt. In der Regel werden dabei Quartale (90 Tage), Halbjahre (180 Tage) oder Jahre (360 Tage) berechnet.
Beispiel:
| Forderungen aus LuL | 250.000 |
| Periode | 1 Jahr = 360 Tage |
| Umsatz | 2.800.000 |
| Debitorenlaufzeit | 250.000 * 360 / 2.800.000 = 32,1 Tage |
| Zahlungsziel | 30 Tage |
| Ergebnis | Kundenrechnungen werden im Schnitt leicht über Ziel bezahlt. |
Ein Trend zu längeren Debitorenlaufzeiten könnte bedeuten, dass sich das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden strukturell verschlechtert und besondere Maßnahmen erforderlich sind, etwa gemeinsame Ursachenklärung, die Gewährung von Skonto oder liquiditätssichernde Maßnahmen. Verkürzte Debitorenlaufzeiten könnten andererseits auf ein verbessertes Zahlungsverhalten hinweisen, etwa aufgrund besonders positiver wirtschaftlicher Entwicklungen bei Ihren Kunden.
Neben strukturellen Effekten können sich selbstverständlich auch Sondereffekte auf die Debitorenlaufzeit auswirken. Dazu gehören außergewöhnlich hohe Forderungen aus LuL, etwa aufgrund bewusst zurückgehaltener Zahlungen bei laufenden Reklamationen, oder hohe offene Einmalzahlungen im Projektgeschäft.
Liste der Offenen Posten
Ergänzend zur SuSa erkennen Sie hier das Zahlungsverhalten individueller Kunden: Sie finden von links nach rechts jeden Einzelkunden, die betreffenden Rechnungen und Fälligkeiten, die Rechnungsbeträge (Soll) und Zahlbeträge (Haben), sowie die jeweiligen offenen Salden (Soll).
Ganz rechts finden Sie zusätzlich Angaben in Tagen, die Ihnen anzeigen, ob sich die jeweilige Rechnung noch unter Ziel (positive Zahl) oder bereits über Ziel befindet (negative Zahl). Weitere Angaben, etwa Mahnstufen, können folgen.
Nutzen Sie diese Informationen, um stets über das individuelle Zahlungsverhalten Ihrer Kunden informiert zu sein. Wenn etwa bestimmte Kunden regelmäßig über Ziel zahlen und dies auch nicht durch Verhandlungen oder Anreize, etwa Skonto, geändert werden kann, sollten Sie dies in Ihrer Liquiditätsplanung berücksichtigen. Nutzen Sie diese Informationen auch bei der Analyse der kumulierten Debitorenlaufzeit.
Liste der Debitoren
Diese Liste zeigt Ihnen von links nach rechts Ihre Einzelkunden, die jeweiligen EB-Werte (Eröffnungssalden) für Rechnungen (Soll) und Zahlungen (Haben), die Monats- und Jahreswerte sowie die aktuellen Salden. Die Summe aller Salden entspricht dem aktuellen Saldo der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
Sie können aus der Debitorenliste die aktuelle Anzahl Ihrer Kunden, die Umsatzstruktur Ihres Kundenportfolios sowie im Vergleich zum Vorjahr auch die Kundendynamik entnehmen, etwa, ob der Umsatz Ihrer Bestandskunden wächst oder wie viele und welche Neukunden Sie gewonnen haben.
Viele diese Informationen werden von modernen Systemen auf Knopfdruck geliefert. So erhalten Sie z.B. Auswertungen zum Umsatzanteil Ihrer größten Einzelkunden oder der oberen 20% Ihrer Kunden. Nutzen Sie diese, um etwaige Abhängigkeiten von Großkunden oder einer kleinen Kundengruppe zu erkennen (sogenannte Klumpenrisiken). Ideal und erstrebenswert ist die bekannte 80/20-Aufteilung, d.h. 20% Ihrer Kunden tragen 80% zum Umsatz bei.
Hinweise: Die Debitorenliste enthält entweder alle bebuchten Konten (d.h. auch Kunden mit ausgeglichenen Konten, also Null-Saldo) oder alle bebuchten Konten ohne Null-Saldo (d.h. keine Kunden mit ausgeglichenen Konten, in diesem Fall sind also nicht alle Kunden erfasst!). Die jeweilige Listenart wird in der Kopfzeile der Auswertungen genannt. Alle Daten werden grundsätzlich brutto angegeben, d.h. einschließlich der Umsatzsteuer.
Fazit:
Die Listen der Summen und Salden (SuSa), Offenen Posten (OPOS) und Debitoren liefern wertvolle Informationen zu Zahlungsverhalten und Umsatzentwicklung Ihrer Kunden: Sie erfahren monatlich, wie Ihre Kunden insgesamt (SuSa) und individuell zahlen (OPOS) und können rechtzeitig auf Fehlentwicklungen reagieren. Die Debitorenliste informiert Sie über Struktur, Dynamik und Leistung Ihres Kundenportfolios. Sie erhalten somit wichtige marktseitige Informationen und Hinweise zur Geschäftsentwicklung und können diese für eventuelle Steuerungsmaßnahmen nutzen.